5 советов, как эффективно пользоваться электронным ящиком

Большинство людей имеют привычку тянуть с ответами на электронные письма, откладывая их на позже, а потом тратят много времени, чтобы ответить на все сразу. Еще одна неприятная ситуация, которая может вас разозлить – ваш ящик заполнен, и вы уже не можете принимать сообщения. А все из-за того, что вы не удаляли ненужные сообщения сразу после прочтения.

Читайте также: Блокировка опасного контента в Украине: позиция киберполиции

Издание Time обратилось к людям, которые каждый день получают сотни электронных писем, чтобы они посоветовали, как эффективно использовать время на проверку папки "входящие".

Предлагаем 5 советов от экспертов.

1. Установите время и периодичность проверки ящика

Джейкоб Бэнк, компьютерный ученый, соучредитель приложения Timeful calendar рекомендует проверять электронную почту несколько раз в течение дня, чтобы быстро реагировать на срочные и приоритетные сообщения.

2. Определяйте приоритетность сообщений

Когда вам приходят сообщения, и у вас нет возможности всем ответить, то единственным выходом из ситуации будет научиться определять приоритеты важности. Тара Стилс, инструктор по йоге и автор диетической программ, советует, прежде всего, быстрее отвечать людям, которые вам близки, или людям, которые действительно нуждаются в вашей помощи.

3. Не пользуйтесь ящиком для решения важных вопросов

Пользуйтесь электронным ящиком только для быстрой ежедневной корреспонденции, но когда есть что-то важное для обсуждения или принятия важных решений, то лучше позвонить по телефону. Ваши электронные сообщения могут неправильно понять, а по телефону вы сможете лучше аргументировать свою позицию или потребности, советует Бобби Браун, визажист и редактор интернет-изданий.

4. Сортируйте сообщения по папкам

Кэти Келер, тренер знаменитостей, автор и основатель клуба здоровой пищи Sunday Set-Up рассказывает, что начала эффективно использовать электронную почту после этого, как попробовала создать папку для писем по разным категориям: для родителей, для группы тренировок, для домашних дел, для дачи, медицинская папка и тому подобное. С помощью сортировки можно легко выполнить три шага: найти сообщение, отреагировать и удалить. Это лучше, чем накапливать прочитанные письма, а потом тратить время на их удаление.

5. Отвечайте – не медлите

Старайтесь отвечать на электронные письма, как только их увидели, ведь в противном случае вы можете их игнорировать долгое время, а в сообщениях может быть что-то важное. Отвечайте вежливо и лаконично. Быстро реагируя на написание электронных писем, вы можете себе создать образ эффективного и внимательного человека. Даже короткие слова, такие, как "Спасибо" или "Получил", помогут вам создать культуру, советует Рошини Раджапакса, доктор медицинских наук.